Bij een gemiddeld woningbouwproject in Nederland zijn veel partijen betrokken. In de binnenste ring bevinden zij zich die een directe relatie hebben met het project. Daaromheen, in een veel wijdere ring, treffen we een grote groep belanghebbenden aan. Een deel van hen heeft een aantoonbare en te verwachten invloed op de voortgang, zoals het waterschap dat akkoord moet gaan met de voorgestelde wateroplossing. Of de netbeheerder die de aansluiting op het stroomnetwerk moet verzorgen. Maar er zijn ook partijen die onverwacht ten tonele kunnen verschijnen, zoals boze omwonenden of belanghebbenden van een verderop gelegen natuurgebied. Juist daarom spelen participatie en communicatie een sleutelrol bij Parallel Plannen.
Participatie begint bij de Nota van Uitgangspunten
Het opstellen van het plan voor de participatie begint al tijdens het schrijven aan de Nota van Uitgangspunten. In die zin is het vergelijkbaar met de risicoanalyse die ook in deze eerste fase plaatsvindt, als een aparte stap. Het gaat erom de verschillende belanghebbenden in beeld te brengen en te onderzoeken hoe zij zich tot het project verhouden. Vervolgens moeten zij op een passende manier erbij worden betrokken.
De ervaringen bij het pilotproject in Eindhoven wijzen uit dat soms een nadere specificatie nodig is van een groep, in dit geval van ‘de bewoners’. Deze bleken bij nadere analyse te bestaan uit drie deelgroepen: de bestaande huurders, de omwonenden van het project én de aanstaande nieuwe bewoners. Elke deelgroep heeft een apart participatietraject nodig. Daarbij passen verschillende communicatiemiddelen.
Zo paste de gemeente Teylingen bij de uitwerking van de plannen ‘keukentafelgesprekken’ met de direct omwonenden toe, om heel scherp met hen te bespreken hoe met name de openbare ruimte wordt ingericht en waar het groen een plek krijgt. De uitkomsten daarvan werden direct teruggekoppeld aan de betrokken landschapsontwerpers. In ‘s-Hertogenbosch zijn ten tijde van het opstellen van de uitgangspunten meerdere bijeenkomsten voor de omwonenden georganiseerd, op korte afstand in de tijd van elkaar. Daarbij werd bijvoorbeeld ook teruggekoppeld wat de betrokken stedenbouwkundige met de eerdere opmerkingen en suggesties had gedaan. Dat is zeer waardevol om de omwonenden bij het project betrokken te houden en het draagvlak te vergroten.
Verwachtingsmanagement bij een hoger tempo
Een belangrijk aandachtspunt bij de participatie rond een parallel gepland project betreft het verwachtingsmanagement. Net zo goed als het voor medewerkers van gemeenten, projectontwikkelaars en woningcorporaties wennen is om veel meer te doen in een korte tijd, is dat ook voor de ‘omgeving’ van het project het geval.
Bewoners zijn bijvoorbeeld gewend dat plannen in Nederland over het algemeen lang duren en dat zij daarom vaak veel tijd hebben om op de verschillende stappen in het proces te reageren. Bij Parallel Plannen zit echter ook voor hen de druk er vanaf het begin goed op. Zij moeten mee in het hogere tempo van het project; ook voor hen volgen de verschillende activiteiten elkaar veel sneller op.
Uit de pilotprojecten blijkt dat dit overigens ook een belangrijk voordeel heeft: bij de bewoners (alle drie de groepen) wordt het gewaardeerd dat er sneller een terugkoppeling plaatsvindt van de bereikte resultaten en dat er eerder zicht ontstaat op het toekomstperspectief (zowel voor de locatie als henzelf). Er ligt veel sneller iets nieuws op tafel waarop ook zij mogen reageren.
Duidelijke communicatie over proces en producten
Voor de betrokken opdrachtgevers ligt er wel een belangrijke taak weggelegd in het zorgvuldig meenemen van deze en andere partijen in het proces van Parallel Plannen. Dat geldt ook voor het helder voor het voetlicht brengen van de status van de verschillende planningsproducten.
Daarbij kunnen uiteenlopende middelen worden ingezet, zo wordt vanuit Alphen aan den Rijn aangegeven. Waar de ene persoon liever een uitgeschreven tekst leest, heeft een ander meer aan een schema of aan beelden. Klankbordgroepen kunnen bestaan naast de meer breed ingezette informatieavonden. Het gaat er vooral om duidelijk te maken wat elke stap voor iedereen behelst en wat er wel of niet al vaststaat.
Wanneer bewoners bijvoorbeeld een tekening van een ontwerpvariant zien, is er snel de neiging om te denken: ‘zo wordt het dus’. Het team moet daar dus goed tekst en uitleg over geven.
De gemeenteraad als belangrijke belanghebbende
Een belangrijke doelgroep bij Parallel Plannen vormt onmiskenbaar de gemeenteraad. Ook voor de volksvertegenwoordigers verandert de betrokkenheid bij woningbouwprojecten. Zij kunnen een enorme bijdrage leveren aan het versnellen van het project door vooraf onder voorwaarden het projectteam het mandaat te geven om binnen kaders tot ontwikkeling te komen. Dat vraagt wel het besef bij raadsleden dat ze niet gedurende de (veelal lange) doorlooptijd van een project zaken kunnen wijzigen.
Wanneer de raad de Nota van Uitgangspunten tot zich neemt, is dat is het moment waarop haar kaderstellende rol tot uitdrukking komt: zijn alle beleidsmatige ambities goed verankerd? Vervolgens komt de controlerende rol aan bod bij de vaststelling van het Omgevingsplan: is het project ontwikkeld conform de eerder vastgestelde uitgangspunten?
Tussentijds zorgt het projectteam voor een goede informatieverstrekking naar de raad en trekt het team aan de bel als de kaders blijken te knellen. De ervaring van de pilots leert dat er bij de uiteindelijke behandeling van het plan nog wordt gekeken naar de ingediende zienswijzen, en eventuele wijzigingen in de gehanteerde uitgangspunten. Logischerwijs is het vaststellen van het Omgevingsplan vervolgens een ‘hamerstuk’, omdat er aan de voorkant goed is samengewerkt en afgestemd.
De raad tijdig meenemen
Het op tijd informeren van de gemeenteraad is in dit verband altijd zinvol, zodat zij zich niet ‘overvallen’ voelt. In Alphen aan den Rijn was de gemeenteraad bijvoorbeeld al een half jaar voor de start van het Parallel Plannen-traject op de hoogte gebracht van het feit dat het betreffende project ging starten. De gemeenteraad was daardoor al bekend met deze gebiedsontwikkeling. Het proces dat daarop volgde (en waarbij door het Parallel Plannen snel voortgang werd geboekt), kwam dan ook niet meer als een verrassing.
Ten slotte is het slim om ook naar de gemeenteraad steeds aan te geven wat de status is van de verschillende processtappen en de bijbehorende producten en hoe deze zich tot elkaar verhouden. Het heeft geen zin om tegen de raad te zeggen: ‘U mag hier nu straks niets meer van vinden’. Een beetje gemeenteraadslid laat zich dat niet vertellen. Beter is om het aan te geven dat in de Nota van Uitgangspunten alle door de raad vastgestelde ambities zijn verwerkt.
De ervaringen in de vier gemeenten laten zien dat de gemeenteraden ook enthousiast zijn over de aanpak. Dat geldt zeker voor het bereikte tempo maar ook over een aspect als het volwaardig betrekken van belanghebbenden, al direct in de eerste fase. In de gemeente Teylingen is een van de geleerde lessen om te gaan werken met meer globale raadsbesluiten. Dat past beter bij de systematiek van Parallel Plannen.
Meer informatie vind je op www.parallelplannen.nl.