Het zal niet verbazen dat het bij Parallel Plannen zeker ook gaat om de planning – specifiek: de integrale, gedragen planning – van een (woning)bouwproject. In de gewijzigde volgorde van de activiteiten en het maken van de daarvoor benodigde afspraken schuilt het grootste verschil met de traditionele aanpak van werken in de voorbereiding van woningbouwprojecten, waarin vaak met seriële (achter elkaar geplande) processen wordt gewerkt.
Parallel plannen vraagt om een andere manier van organiseren
Om de zo gewenste versnelling in het proces mogelijk te maken (en daarmee ook meer projecten te kunnen realiseren in dezelfde tijd), worden bij Parallel Plannen de acties zoveel mogelijk naast elkaar in de tijd uitgevoerd. Daarbij is de kern niet het tekenen van een parallelle planning, maar het definiëren van de acties die nodig zijn om procesonderdelen gelijktijdig ter hand te nemen.
Het gezamenlijk maken van een complete, gedetailleerde en integrale planning staat aan de basis van een geslaagd, parallel gepland woningbouwproject. Het geeft inzicht in het te doorlopen proces en de samenhang van de verschillende acties die moeten worden ondernomen.
Een integrale planning voorkomt verrassingen
In het verlengde hiervan hangt de planning ook nauw samen met het kunnen inschatten van de mogelijke risico’s binnen een project. Ook voor deze andere manier van werken (en de voordelen die ermee samenhangen) leverden de pilots de nodige bewijslast.
Zo werd in Eindhoven ternauwernood ontdekt dat er nestkastjes op de locatie moesten worden opgehangen – een actie die niet op tijd in beeld was gebracht. Was er geen actie ondernomen, dan zou de gehele planning een broedseizoen doorschuiven.
Het is dus essentieel om álle onderdelen van het project in kaart te brengen, inclusief hun onderlinge afhankelijkheden. Een dynamisch perspectief per onderdeel is daarbij onmisbaar. Zo neemt de feitelijke actie ‘vaststellen Omgevingsplan door gemeenteraad’ hooguit een avond in beslag (of, bij uitstel, twee weken). Maar hieraan vooraf gaat een hele serie van andere handelingen: van het indienen van het plan bij het College van BenW, via de terinzagelegging en het verwerken van de zienswijzen (en mogelijk bezwaren), tot en met de behandeling in de gemeenteraad.
Naast deze publieke lijn is er ook de minstens zo belangrijke private lijn, waarbij ontwikkelaars bijvoorbeeld goedkeuring moeten krijgen op hun investeringsvoorstellen en woningcorporaties instemming vragen van hun Raad van Commissarissen. Ook deze besluitmomenten worden expliciet opgenomen in de integrale planning.
Van totaalplanning naar achtwekenplanning
De pilots hebben duidelijk gemaakt dat er verschillende soorten planningen gebruikt kunnen en soms moeten worden om greep te houden op de voortgang van het project.
De eerste is de totaalplanning, die over de gehele lengte alle activiteiten en ‘producten’ van het ontwikkelingsproces weergeeft, op hoofdlijnen. Deze dient met name om te bepalen hoe de stappen grofweg aansluiten. Hierop volgt de detailplanning, die alle acties voorziet van tijdsbalken en onderlinge afhankelijkheden. In deze planning gaat het niet alleen om de ‘formele’ acties; ook factoren als het op vakantie zijn van de stedenbouwkundige kunnen hier een plek in krijgen.
Uit deze detailplanning (met daarin ook de besluitvormingsmomenten van alle partijen) kan vervolgens een uitsnede gemaakt worden voor de korte termijn, veelal een achtwekenplanning. Aan de hand hiervan kan het team bijhouden hoe de voortgang verloopt en welke acties er op de korte termijn spelen.
De planningen worden opgesteld in de fase van de Nota van Uitgangspunten en vervolgens regelmatig geactualiseerd, en dat was in de pilots een zeer succesvol uitgangspunt. Detailplanning en achtwekenplanning zijn inhoudelijk aan elkaar gekoppeld, zodat altijd de laatste stand van zaken wordt meegenomen.
Actualiseren biedt ruimte om bij te sturen
Het actualiseren van planningen maakt het ook mogelijk om te schakelen naar de meest geschikte planologische procedure. Als bijvoorbeeld gegarandeerd een Raad van State-procedure wordt verwacht op basis van de eerste contacten met de omgeving, dan kan worden gekozen voor het uitlokken van het bezwaar op basis van een globale ruimtelijke omgevingsvergunning. Op die manier wordt eerder zekerheid verkregen over hoofduitgangspunten zoals bouwhoogte of dichtheid.
Er kan ook juist worden gekozen voor een gecoördineerde aanvraag, waarbij omgevingsplan en omgevingsvergunning worden gecombineerd en er maar één beroepsprocedure aan de orde is. Een ander voorbeeld van een actualisatie is het besluit om gebruik te gaan maken van een industrieel bouwproces. Dat maakt allemaal versnellingen en parallel schakelingen mogelijk in het vergunningentraject en het bouwtraject.
De planner krijgt een centrale rol
Goed plannen is een vak en het verdient dan ook aanbeveling hier een professionele planner voor in te schakelen. Deze vervaardigt in ieder geval de totaalplanning en de detailplanning. Vervolgens kan een lid van het team hiervoor aangewezen worden om de planningen actueel te houden.
In het voorbeeld van Eindhoven nam de planner van het betrokken bouwbedrijf deze rol op zich, omdat men in de bouwwereld al veel langer vertrouwd is met het werken met complexe en meerjarige planningen (en het verbeelden daarvan in schema’s). Een tip die meerdere keren te horen viel, was deze: belast vooral de projectleider(s) niet met het opstellen en het regelmatig actualiseren van de planning. Hierdoor kan de projectleider de aandacht richten op het proces als geheel en op de samenwerking van de partijen (uiteraard mag hij wel de planning helpen bewaken).
Nogmaals: integraal en gedragen plannen is een vak en de planner krijgt bij parallel plannen een veel belangrijkere, sturende rol in het team ten opzichte van de traditionele manier van werken (waarin de planner vaak alleen de opgelopen vertraging mag bijhouden).
Samen plannen versterkt de samenwerking
De inspiratie voor parallel plannen kwam deels voort uit de snelle realisatie van de gebiedsontwikkeling De Hallen in Amsterdam West, waar op de muur van het voormalig schaftlokaal een grote verzameling geeltjes hing: de planning van het project. Deze werd dagelijks besproken en aangepast.
Tegenwoordig heet dat scrumbord-planning: de betrokkenen staan met regelmaat samen rondom een groot bord waarop alle taken (met hun voortgang) staan aangegeven. Het voordeel hiervan, ten opzichte van de vaker gebruikte chart planning, is dat iedereen meedenkt en de onderlinge samenwerking van de teamleden wordt versterkt. Ook worden knelpunten hiermee eerder inzichtelijk gemaakt, wat weer bij kan dragen aan een vermindering van de risico’s.
Momenteel wordt, wanneer het gaat om de instrumenten voor goed plannen, ook de zogenaamde Plannerator ontwikkeld: een tool die met subsidie vanuit VNG/VRO tot stand komt, met als doel het uniformeren en automatiseren van het opstellen van planningen.
Meer informatie vind je op www.parallelplannen.nl.