Organisatorische haalbaarheid

Wat te doen om haalbaarheid te bepalen?

Om de organisatorische haalbaarheid van woningsplitsen te bepalen wordt onderscheid gemaakt in wat je altijd moet doen en wat te overwegen valt. 

Altijd doen:

• In kaart brengen hoe veel capaciteit en kennis beschikbaar is voor het voorbereiden, indienen en begeleiden van splitsingsprojecten. Denk aan projectleiders, vastgoedmedewerkers en bewonersconsulenten.
• Inventariseren of er draagvlak is binnen het bestuur en management van je corporatie, en of woningsplitsen is opgenomen als onderdeel van de strategische voorraad- of investeringsplannen.
• Samenwerken met externe stakeholders om kennis en capaciteit te vergroten. Dit strekt zich uit van overheden, partners in de zorg, andere woningcorporaties, huidige en toekomstige huurders.
• Onderzoek de verbinding tussen de strategische, tactische en operationele laag uit de vastgoedpiramide op het gebied van woningspitsing. Lees hierover meer onder de belangrijkste afwegingen.
• Zorg voor een duidelijke rolverdeling en wijs interne kartrekkers aan om splitsen nadrukkelijk op de agenda te houden. Gebruik hiervoor de RASCI methodiek beschreven onder voorbeelden. 

Overweeg te doen:

• Een vaste interne werkgroep inrichten waarin afdelingen zoals vastgoedontwikkeling, wonen, juridische zaken, financiën en communicatie ruimte zoeken in facetbeleid om woningsplitsen mogelijk te maken.
• Splitsambities en benodigde capaciteit opnemen in de prestatieafspraken met gemeenten, zodat er ook extern commitment is en het thema prioriteit houdt.
• Een interne dataomgeving beschikbaar stellen waarin de kansen voor woningsplitsing in de portefeuille snel zichtbaar worden.  

Wat zijn belangrijke afwegingen?

Bij het bepalen van de organisatorische haalbaarheid zijn er verschillende afwegingen.

Vastgoedsturing

Vastgoedsturing gaat om het integraal sturen op alle activiteiten die voortvloeien uit het hebben van vastgoed. Hiervoor is de organisatie van een woningcorporatie opgebouwd uit drie lagen: strategisch, tactisch en operationeel. Deze lagen vormen de vastgoedpiramide, waarbij strategisch beleid (zoals portefeuillestrategie) wordt vertaald naar tactische keuzes (zoals asset management) en uiteindelijk naar operationele uitvoering (zoals onderhoud en verhuur). Bij woningsplitsen is het essentieel dat deze lagen goed op elkaar zijn afgestemd. Een strategisch besluit om splitsen in te zetten voor doorstroming of verjonging van de voorraad, heeft alleen effect als assetmanagement dit vertaalt naar concrete projecten en uitvoeringsteams weten wat dit betekent voor technische aanpassingen en verhuurbeleid. Zonder deze afstemming ontstaat ruis in de uitvoering. Voor corporaties met weinig ervaring met woningsplitsen is het slim om klein te beginnen, bijvoorbeeld door splitsen op te nemen in de jaarcyclus en het facetbeleid, zodat het onderwerp structureel wordt ingebed in de organisatie.

Strategisch niveau

Op strategisch niveau draait het om het creëren van bestuurlijk draagvlak voor woningsplitsen als onderdeel van de portefeuillestrategie. Dit vraagt om een duidelijke visie op de meerwaarde van splitsen als antwoord op vergrijzing, woningtekorten en veranderende huishoudenssamenstelling. Een bestuur dat de noodzaak inziet, kan splitsen positioneren als strategisch middel naast nieuwbouw en herstructurering. Denk aan een corporatie die in haar koersplan of in de prestatieafspraken expliciet kiest voor splitsen in wijken met veel senioren en weinig doorstroming, en dit koppelt aan regionale woonopgaven.

Tactisch niveau

Op tactisch niveau is het essentieel dat de verschillende afdelingen zoals beleid, assetmanagement, financiën en vastgoedbeheer goed samenwerken. Woningsplitsen raakt immers meerdere disciplines tegelijk: van investeringsbeslissingen tot onderhoudsplanning en verhuurbeleid. Zonder afstemming ontstaan tegenstrijdige keuzes. Bijvoorbeeld: een assetmanager wil een portiekflat splitsen, maar de afdeling onderhoud heeft net een meerjaarplanning opgesteld zonder rekening te houden met bouwkundige aanpassingen. Tijdige afstemming en inzetten op zowel voldoende kennis als capaciteit is belangrijk om splitsprojecten haalbaar te maken. Een interne werkgroep en dataomgeving of extern samenwerkingsverband, met woningsplitsen als een van de uitgangspunten, kan hierbij helpen.

Operationeel niveau

Op operationeel niveau gaat het om de praktische uitvoerbaarheid van splitsprojecten. Medewerkers in uitvoering en verhuur moeten weten wat splitsen betekent voor hun werkprocessen. Denk aan technische aanpassingen zoals het creëren van extra entrees, het aanpassen van installaties of het wijzigen van toewijzingscriteria. Zo is het belangrijk om verhuurmedewerkers vooraf te betrekken bij een splitsproject om te bepalen of de nieuwe eenheden passend toegewezen kunnen worden. Duidelijke instructies en betrokkenheid vergroten de kans op een succesvolle uitvoering.

Op basis van deze organisatorische aspecten bepaal je wat de haalbaarheid is om woningen te splitsen in de gemeente.